La SAS AlterDokeo, est attachée à la protection de la vie privée et des données de ses contacts (utilisateurs de ses sites et plateformes internet, contacts, dossiers, clients, partenariats, prestations, formations etc.). En ce sens, AlterDokeo entend se conformer à la réglementation en matière de traitement des données, en particulier, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (JOUE L 119, 4 mai 2016, p. 1) dit « RGPD » et les diverses règles nationales prises en application de celui-ci. A cet effet, AlterDokeo a élaboré la présente Charte (ci-après la Charte) dont l’objet est d’informer les contacts de la manière dont il collecte et utilise leurs données à caractère personnel, ainsi que sur les moyens dont ils disposent pour contrôler cette utilisation et exercer les droits dont ils bénéficient.

1)    QUAND VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTÉES PAR ALTERDOKEO ?

AlterDokeo peut être amené à recueillir vos données personnelles dans le cadre de rencontres professionnelles, dossiers, partenariats, formations, de votre venue dans nos locaux, de votre fréquentation de nos sites et pages web ainsi que de votre utilisation de ses services en ligne, notamment d’information ou de formation.

Les données personnelles déclaratives sont celles que vous fournissez via des formulaires, qu’ils soient dématérialisés sur les sites internet, sous format papier ou en réponse à des questions qui vous sont posées par des membres de la société.

Seules sont collectées les informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Vous êtes libre de fournir ou non tout ou partie de vos données personnelles.

2)    COMMENT VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTÉES PAR ALTERDOKEO ?

Vos données personnelles sont collectées et traitées par AlterDokeo uniquement dans les cas autorisés par la réglementation applicable. Tel est le cas :   

• lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de vos données personnelles (ex. : souscription à des informations, inscription à un événement…)
• lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (ex. : formation, prise en charge d’un dossier de location ou de vente…) ;

3)    POURQUOI VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTÉES PAR ALTERDOKEO ?

Vos données personnelles sont collectées à des fins déterminées, explicites et légitimes.

Vos données personnelles pourront être utilisées en particulier dans le but de : 

• dialoguer avec vous dans le cadre de dossiers, missions, partenariats, formations, etc.
• participer à des enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques afin d’améliorer nos produits et services ainsi que la connaissance de nos clients et prospects ;
• demander, obtenir ou recevoir des informations sur AlterDokeo ;
• souscrire et recevoir des informations spécifiques (formation, documentation, invitation…)
• traiter votre candidature à un poste ;

AlterDokeo peut aussi utiliser vos données personnelles à des fins administratives ou de toute autre nature dès lors que prévue par la législation applicable.

4)    QUI SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

La confidentialité attachée aux données personnelles autorise les seules personnes dûment habilitées par AlterDokeo à accéder à vos données personnelles, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la règlementation applicable.

Ces personnes comprennent les personnels (gérants, personnel administratif) habilités au sein d’AlterDokeo. Les prestataires d’AlterDokeo peuvent également être amenés à traiter des données personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations qui leur sont confiées (mission, diffusion électronique et postale, logistique…).

5)    COMMENT ALTERDOKEO PROTÈGE-T-IL VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

AlterDokeo protège et sécurise vos données personnelles en vue d’assurer leur confidentialité et d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.
Lorsque la divulgation de données à des tiers est nécessaire et autorisée, AlterDokeo s’assure que ces tiers apportent aux données concernées le même niveau de protection que celui qu’il offre. Il exige des garanties contractuelles afin que notamment, les données soient exclusivement traitées pour les finalités que vous avez préalablement acceptées.

Les mesures techniques pour assurer que les données personnelles sont conservées de façon sécurisée et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies sont prises conformément au droit applicable.

Conformément au droit applicable, AlterDokeo, en cas d’atteinte avérée aux données personnelles susceptible de préjudicier aux droits et libertés des personnes concernées, informe de cette violation l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas). Cette démarche ne dispense pas le contact de faire preuve de prudence pour empêcher tout accès non autorisé à ses données personnelles et à ses terminaux (ordinateur, smartphone, tablette…).

6)    COMBIEN DE TEMPS LE CABINET LEXAVOUE CONSERVE-T-IL VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

AlterDokeo conserve vos données personnelles le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve dispositions légales relatives à l’archivage et aux obligations de conservation de certaines données. Ainsi, en est-il : 

• Données personnelles des client/prospects/Partenaires d’affaires : tant que l’utilisateur est actif et, au plus tard, 3 ans après le dernier contact avec ce dernier ;
• Données personnelles des candidats (recrutement) : durée nécessaire au traitement de la candidature et, en cas d’issue négative, 3 ans après le dernier contact (sauf accord du candidat pour une durée plus longue).

7)    QUELS DROITS ET COMMENT LES EXERCER ?

QUELS SONT VOS DROITS ?

Conformément à la réglementation applicable, vos droits sur vos données personnelles sont :

LE DROIT D’INFORMATION SUR LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

AlterDokeo vous offre une information transparente et accessible sur les conditions dans lesquelles il traite vos données personnelles.

LE DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET À L’EFFACEMENT (OU « DROIT À L’OUBLI ») DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

AlterDokeo vous assure le droit d’accès qui vous permet d’obtenir de sa part la confirmation que vos données personnelles sont ou non traitées, ainsi que les conditions de ce traitement. Vous pouvez en recevoir une copie électronique.

AlterDokeo vous assure le droit d’obtenir la rectification de vos données personnelles dans les meilleurs délais, et au maximum dans les 30 jours de la demande. De même, sauf exception prévues par la réglementation, AlterDokeo vous assurer l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos Données Personnelles, pour l’une des raisons suivantes : 

• Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées par AlterDokeo ;
• Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos données personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement par AlterDokeo ;
• Vous considérez et pouvez établir que vos données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite par AlterDokeo ;
• Vos données personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

LE DROIT À LA LIMITATION DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

La réglementation applicable prévoit que ce droit peut être invoqué dans certains cas, en particulier les suivants : 

• Lorsque vous contestez l’exactitude de vos données personnelles ;
• Lorsque vous considérez et pouvez établir que le traitement des données personnelles par AlterDokeo est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement des données personnelles et exigez à la place la limitation du traitement ;
• Lorsque AlterDokeo n’a plus besoin de vos données personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;

LE DROIT À LA PORTABILITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, AlterDokeo vous assure le droit à la portabilité qui vous permet de recevoir les données personnelles communiquées par vos soins à AlterDokeo dans un format structuré, couramment utilisé, et de transmettre ces données personnelles à un autre responsable de traitement sans qu’AlterDokeo ne puisse s’y opposer.

LE DROIT DE RETRAIT DU CONSENTEMENT AU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Lorsqu’AlterDokeo traite vos données personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en utilisant les moyens mis à votre disposition à cet effet par lui (cf. infra). Conformément au droit applicable, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne préjuge pas de la licéité du traitement effectué avant.

LE DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS D’UNE AUTORITÉ DE CONTRÔLE

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, en dépit de ses efforts, par AlterDokeo, vous avez la faculté de porter une réclamation devant une des autorités de contrôle, dont la liste est disponible sur le site Internet de la Commission européenne. Pour la France, l’autorité de contrôle est la CNIL (http://www.cnil.fr/)

LE DROIT DE DÉCIDER DU SORT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES APRÈS VOTRE MORT

Vous avez le droit d’organiser le sort de vos données personnelles post-mortem par l’adoption de directives générales ou particulières qu’AlterDokeo s’engage à respecter. En l’absence de telles directives, AlterDokeo reconnait aux héritiers la possibilité d’exercer certains droits, comme le droit d’accès, s’il est nécessaire pour le règlement de la succession du défunt ou le droit d’opposition, pour procéder à la clôture des comptes utilisateurs du défunt et s’opposer au traitement futur de leurs données.

COMMENT LES EXERCER ?

Pour exercer vos droits, vous pouvez vous adresser à AlterDokeo, par voie électronique ou postale, en envoyant un courrier à :

contact@alterdokeo.fr
ou

AlterDokeo

23, rue du maréchal Gallieni

26000 Valence

AlterDokeo s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et au maximum dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai pourra être prolongé de deux mois par AlterDokeo qui vous informera alors de cette prolongation et de son ou ses motifs.

Si AlterDokeo était amené à ne pas donner pas suite à votre demande, vous serez informé des motifs et vous pourrez alors introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle et/ou engager un recours juridictionnel.